4 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Untuk Perusahaan

Apakah perusahaanmu saat ini masih absensi dengan mesin fingerprint yang dipasang di pintu masuk kantor? Mungkin absensi manual tak jadi soal jika perusahanmu mewajibkan kehadiran di kantor sebagai syarat penghitungan absensi untuk besaran upah yang didapat karyawan setiap bulan. Karyawan datang, tempelkan jari, lalu mulai kerja. Begitu juga saat karyawan akan pulang.

Namun, jika kamu mempekerjakan karyawan yang lebih banyak menghabiskan waktu kerja di luar dan berpindah-pindah lokasi (remote), seperti sales atau marketing, maka sistem absensi semacam itu tidak lagi cocok untuk mereka.

Solusinya, kamu perlu menggunakan aplikasi absensi pegawai yang lebih fleksibel namun bebas kecurangan. Karyawanmu bisa absensi di berbagai lokasi berbeda dan tidak mengganggu pekerjaanya, namun tetap memungkinkan kamu memantaunya secara real-time.

Jika dibandingkan dengan sistem manual, e-absensi lebih menguntungkan perusahaan karena memiliki kelebihan berikut:

1. Minim Kecurangan

Kini telah tersedia aplikasi absensi menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik sehingga dapat memverifikasi kehadiran karyawan di suatu secara real–time. Foto wajah yang telah tertangkap oleh kamera handphone akan dicocokkan dengan data karyawan yang tersimpan di sistem. Sedangkan informasi posisi karyawan akan muncul sesuai dengan titik keberadaan yang terlacak oleh GPS.

Dengan sistem absensi online, karyawan atau siapa pun tidak mungkin melakukan manipulasi atau mengubah data absensi, karena data digital tersebut dienkripsi dan tersimpan aman di server penyedia aplikasi.

2. Membuat Karyawan Lebih Produktif

Dengan aplikasi e absensi, karyawan yang bekerja mobile bisa menghemat banyak waktu tanpa perlu datang ke kantor hanya untuk absen lalu kembali lagi ke tempat mereka bertugas. Sehingga, daripada membuang waktu di jalan, karyawan bisa lebih produktif dengan fokus di tempat mereka bekerja dan mencatatkan kehadiran lewat aplikasi.

3. Lebih Efisien dari Segi Biaya

Absensi online tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi dan pemasangan sistem seperti fingerprint, sehingga akan menghemat pengeluaran perusahaan dalam hal instalasi dan biaya perawatan (maintenance). Misalnya, perusahaanmu mempekerjakan sales di banyak supermarket atau department store, maka kamu tidak perlu membeli dan memasang mesin pencatat kehadiran di setiap tempat mereka bekerja.

Dengan e-absensi, kamu cukup mendaftar, mengunduh aplikasi, dan menggunakannya lewat smartphone berbasis OS Android atau iOS. Karyawanmu bisa melaporkan kehadirannya dengan swafoto di telepon genggam mereka yang sudah terpasang aplikasi dan telah terdaftar di sistem.

4. Memudahkan Analisa Data Kehadiran

Aplikasi absensi memberikan informasi kehadiran karyawan real-time. Sambil meeting di kantor, kamu bisa mengetahui saat itu juga karyawan yang tidak masuk hari ini. Bahkan, saat kamu bertugas di luar kantor, kamu bisa memantau siapa dan berapa orang yang pagi ini datang terlambat.

Dengan sistem absensi online, kamu tidak butuh lagi rekap absensi periodik saat membutuhkan data kehadiran karyawan. Informasi real-time sangat berguna jika kamu ingin menganalisa data absensi untuk mengambil keputusan yang sifatnya mendesak.

Empat kelebihan aplikasi kehadiran online di atas bisa kamu temukan di aplikasi Talenta. Aplikasi ini memiliki banyak fitur keren yang memudahkan kamu memantau absensi karyawan di berbagai tempat tanpa repot dan bisa dilakukan kapan saja.

Rekap Absensi Karyawan Lebih Akurat dengan Aplikasi Ini

Sebagai divisi yang bertanggungjawab dalam pengelolaan sumber daya manusia perusahaan, salah satu tugas utama HR adalah merekap data absensi karyawan dan membuat laporan kehadiran setiap bulannya.

Rekap absensi karyawan berkaitan dengan keberlangsungan bisnis, sebab informasi yang dimuat akan membantu Anda dalam memastikan operasional perusahaan sudah dijalankan dengan benar, mengukur produktivitas karyawan, serta memastikan karyawan menerima upah tepat waktu.

Meski menjadi rutinitas tetap bulanan, ternyata tidak menjamin aktivitas rekapitulasi tersebut bisa dilakukan dengan lancar, lho. Penerapan sistem absensi dan sistem pelaporan karyawan yang tidak tepat akan menyulitkan pekerjaan Anda. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut.

Kegunaan Rekap Absensi Karyawan

Banyak kegunaan dalam rekap absensi karyawan, oleh karena itu harus dilakukan dengan benar dan akurat, di antaranya:

1. Melacak Kehadiran Karyawan

Setiap waktu datang dan pulang, karyawan wajib melakukan absensi sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Melalui rekap absensi, Anda akan mengetahui siapa yang datang tepat waktu, terlambat, pulang lebih cepat dan yang lembur. Anda juga bisa menghitung jumlah hari ketidakhadiran sebagai pedoman dalam mengelola kehadiran karyawan agar tetap stabil.

2. Menghitung Jumlah Jam Kerja

Karena rekap absensi disajikan secara periodik, Anda dapat menghitung total jam kerja karyawan, lalu menganalisisnya terhadap capaian target kerja mereka setiap bulan. Hal tersebut dilakukan agar Anda bisa mempertimbangkan dan mengalokasikan beban kerja yang sesuai dengan karyawan berdasarkan informasi yang disajikan.

3. Sebagai Acuan Perhitungan Gaji dan Tunjangan

Rekap kehadiran karyawan memuat informasi yang menjadi indikator dalam perhitungan upah karyawan. Misal, terdapat data jumlah hari ketidakhadiran karyawan dan hari lembur, sehingga perhitungan gaji dan tunjangan dapat mengacu pada data tersebut.

4. Kendala Pengelolaan Rekap Absensi

Aktivitas rekap absensi karyawan menuntut Anda untuk bekerja cepat dengan hasil akurat. Namun, pekerjaan Anda bisa terkendala karena beberapa faktor :

5. Jumlah Karyawan yang Banyak

Rekap data untuk usaha yang kecil lebih mudah dilakukan karena jumlah karyawannya sedikit. Lantas bagaimana dengan perusahaan skala besar? Pemilihan cara menghitung absensi karyawan menggunakan Excel biasa akan menyulitkan pekerjaan Anda dalam merekap, karena rawan kesalahan hitung dan menghabiskan banyak waktu.

6. Data Kehadiran Kurang Akurat

Saat melakukan rekap, Anda kerap menemui data kehadiran yang tidak valid. Penyebabnya adalah penerapan sistem absensi yang memberikan celah bagi karyawan untuk memalsukan data kehadiran mereka.

Hingga saat ini, sistem absensi yang populer digunakan adalah absensi karyawan manual, absen fingerprint, hingga absensi digital. Setiap sistem tersebut rawan dicurangi, bahkan belakangan marak penggunaan aplikasi fake GPS untuk memalsukan lokasi kehadiran pada absensi digital.

Bagaimana cara aplikasi Talenta bekerja?

Karyawan yang telah didaftarkan perusahaan di Talenta dapat melaporkan kehadiran mereka dengan swafoto menggunakan kamera depan di smartphone. Sistem Talenta akan mencocokkan data wajah karyawan dan lokasi absen. Setelah cocok atau foto tersebut valid, sistem akan menerima informasinya untuk kemudian menyimpan data kehadiran tersebut secara real-time sehingga kamu bisa mengaksesnya saat itu juga.

Keuntungan lainnya, kamu juga bisa mencoba sistem absensi Talenta yang terintegrasi dengan payroll software Jurnal. Rasakan pengalaman mengelola administrasi HR, dari mulai data kehadiran karyawan, hitung gaji, BPJS, PPh 21, lembur, hingga reimbursement dengan menggunakan Talenta dan Jurnal.